Baptême, Mariage, Anniversaire, toutes les occasions sont et restent bonnes pour faire la Fête – bah oui, une Fête Masquée c’est devenu d’un banal ces derniers temps 😉 – , et de là, pourquoi pas louer une salle des fêtes ? L’argument du nombre de convives étant passé, on remarquera que les tarifs sont plutôt abordables et la majorité proposent des forfaits weekends. Bref, si on oublie le lino orange, les murs vert sapin et le filet de pêche au plafond, la SalleDef Communale est d’un bon rapport qualité-prix si on a pas la chance d’avoir 3 hectares en haut des coteaux de Villemur sur Tarn avec vue sur les Pyrénées, et une tente de réception pour accueillir tout le monde !! Alors Commenkonfé et CékoiLeplan ?? Voilà les 4 étapes pour devenir le pro de la réservation de salle des fêtes !!

1. Trouver sa Salle des Fêtes

Une fois que vous savez à peu près comment va se dérouler votre évènement, il faut rechercher les différentes salles des fêtes proches de votre domicile ou pratiques pour votre organisation globale.

Pour faire une recherche de salles communales, il vous faut évidemment procéder par localisation. Les sites internet des grandes villes proposent même des cartes interactives, comme Toulouse, qui permet de voir immédiatement les disponibilités des salles, ou encore un catalogue PDF de tous les sites à la location dans l’agglomération.

https://www.toulouse.fr/web/demarches/-/reservation-de-salles-communales

AstucEnKit : A savoir que si vous louez la salle des fêtes de votre ville de résidence, vous aurez probablement un prix réellement attractif face à une salle d’une commune voisine. Et si en plus de ça vous louez la salle en Novembre, c’est tarif COMBO (presque on vous paiera pour mettre un peu d’animation dans la commune en même temps 😉 !!)

2. Réserver la Salle des Fêtes

Quand votre choix s’est arrêté sur une SalleDef, il faut rappeler rapidement la Mairie correspondante qui en a la charge, en demandant le service en charge du planning de la salle, parce que ces lieux sont souvent réservés pour un bon nombre d’évènements privés mais également associatifs, ou servent de lieux de réunion pour la Commune… Ce premier contact vous permettra de leur poser toutes vos questions et bien d’autres, telles que :

• Demander déjà si la date que vous aimeriez est libre
• Si vous avez une flexibilité encore sur les dates, demander les weekends de libres sur plusieurs mois, cela vous permettra de voir ensuite facilement si tout colle niveau organisation entre le lieu de culte, la disponibilité du traiteur, etc.
• Demander les conditions à remplir pour réserver la salle :
  • Dossier à compléter
  • Pièces à joindre
  • Montant total
  • Acompte(s) ?
  • Caution ? Encaissée ou non ?
  • Quand et comment récupérer les clefs ? Etat des lieux d’entrée
  • Quand et comment rendre les clefs ? Etat des lieux de sortie
  • Forfait ménage inclus ou non ? Quelles sont les conditions de validation de l’état des lieux pour qu’il n’y ait pas de déduction sur caution ?
  • Prendre un RDV pour visiter la salle

3.Visite de la Salle

Cette visite est très importante pour 3 raisons :

1. Vous allez pouvoir vous rendre compte de l’espace et ce que vous allez pouvoir en faire
2. Poser un maximum de questions qui vous aideront dans vos choix de décoration et d’organisation (le jour de l’état des lieux ce sera un peu tard !!)
3. Vous pourrez commencer à vous projeter à savoir si c’est cette salle qu’il vous faut et si ça colle avec l’esprit de votre évènement !!

Pensez ainsi à venir au moins à 2 : vous, votre Futur, et votre Témoin si vous sentez que vous pourrez brainstormer productivement grâce à lui après !!

Prenez un max de photos de la salle, extérieur et intérieur, sous toutes les coutures, tous les angles, lumière naturelle et en allumant les lampes (ça arrive que l’éclairage des lampes soit très agressif, vous devrez donc envisager de pallier ça, par exemple en prévoyant des guirlandes, etc). Bref ce sont surtout ces photos qui vous serviront de bases dans les prochaines semaines afin de visualiser ce que votre décoration va donner, ou à l’inverse de créer votre décoration en fonction de la salle !!

Quelques questions importantes à poser :

« Est-ce qu’il y a un détecteur de son ? » 

Pour donner suite aux dispositions légales des dernières années concernant la santé et la sécurité des personnes, des dispositifs de mesure des décibels ont été installés sur de nombreux sites. Il y a le seuil légal maximal de décibels à ne pas dépasser pendant un certain nombre de secondes, et sinon toute l’électricité est coupée pendant 1 minute. En gros si vous faites une animation et que tout le monde crie pendant 10 secondes ininterrompues, vous vous retrouvez dans le noir, plus rien ne fonctionne (les appareils de cuisine non plus !!!) pendant un petit laps de temps, puis soit ça se remet automatiquement, soit vous devrez le réactiver manuellement…. Pas la peine d’essayer de le disjoncter, vous allez mettre le système en sécurité et le résultat sera le même (expérience oblige !! ….)… Tentez à la rigueur de fabriquer un genre de caisson isolé que vous installerez sur le détecteur, afin de gagner quelques décibels à votre soirée, mais vous ne pourrez pas faire grand-chose de plus (attention, ces systèmes sont souvent installés en hauteur justement….). Bref si vous avez ça dans votre salle, c’est juste pas de bol…. Demandez nous de vous raconter comment en plein milieu de notre choré d’ouverture de bal, on s’est tous retrouvés dans le noir, tant et si bien que l’ordinateur a planté et qu’on a failli même pu avoir de son pour la soirée dansante 😉 !!

« Est-ce qu’il y a une sono intégrée à la salle » (et que vous n’employez pas de DJ)

Cela vous permettra de minimiser les frais ou la logistique concernant les enceintes, et aussi demander où brancher l’ordinateur pour passer votre playlist ; sinon demandez où s’installent les professionnels en général, pour prévoir son espace dans vos plans de salle.

« Est-ce qu’on peut mettre des décos au plafond ? »

De plus en plus de salles s’équipent afin de proposer aux locataires des solutions pour décorer les plafonds (perches, câbles tendus, anneaux pour accrocher des drapés, etc.). Evidemment s’il n’y en a pas, il faudra trouver des solutions si vous tenez absolument à votre ribambelle de toiles tendues au plafond !!

Et enfin, dans un dernier tour du propriétaire, et pas des moindres, vérifiez que la taille de la salle correspond bien au nombre de convives envisagé !! Ne pas oublier de prendre en compte s’il s’agit de tables rondes ou rectangulaires pour prévoir les espaces de passages et de déambulation, mais aussi la piste de danse, la place pour les buffets, les accès sanitaires etc … Allez, vous trouverez tout pour vous aider dans notre article sur Comment Faire un Plan de Table 😉 !!

 A l’issue de cette visite vous devrez confirmer la réservation ou non, en complétant le dossier fourni par la Mairie accompagné de l’ensemble des justificatifs requis, et éventuellement des chèques d’acompte et de caution.

Et si jamais vous n’avez pas vraiment eu le choix des salles, et que pour une question de date ou de prix vous avez dû prendre la salle communale par dépit, vous pourrez toujours vous inspirer de notre article sur comment trouver des solutions pour décorer une salle des fêtes moche 😉 !!

4. Etat des Lieux d’Entrée – Récupération des Clefs

Si on vous laisse le choix du créneau pour récupérer les clefs de la salle, tentez de les avoir la veille de votre évènement (si la commune ne vous fait pas payer un jour complet supplémentaire de location, mais normalement c’est compris dans un « forfait weekend »), afin de pouvoir procéder à l’état des lieux sereinement et tranquillement. Vous en profiterez pour poser également le max de questions afin d’adapter et/ou créer votre décoration en fonction de la salle si vous n’avez pas pu faire une primo visite.

Choses à vérifier impérativement :

• Où est le disjoncteur principal
• Les numéros d’urgence pour un imprévu technique
• Si les frigos et appareils de cuisine fonctionnent TOUS !!Où sont les extincteurs et défibrillateurL’état général de la salle : il se peut que la salle vienne juste d’être louée avant vous et que le précédent état des lieux de sortie ait été un peu bâché, il est donc absolument nécessaire de bien notifier tous soucis éventuels afin de ne pas payer des dégâts qui auraient été causés par les précédents locataires !!Où se trouvent tous les interrupteurs !! ça paraît bébête, mais soyez avertis, certaines salles ont été conçues en dépit du bon sens, et il arrive que des interrupteurs se trouvent dans des endroits absolument incongrus !!! (faites confiance à l’expérience….)
• Où se trouvent les accessoires de ménage et éventuellement les produits nettoyants (certaines salles fournissent tout).

Eventuellement, faites-vous une check-list que vous rajoutez à votre Agenda de Super-Organisateur, votre Bujo, et comme ça, efficacité et optimisation garanties !! Et si vous n’avez pas encore de Bullet Journal, n’hésitez pas à télécharger celui que nous avons concocté juste pour vous 😉 !!

Et de là, vous vous découvrirez des forces surnaturelles quand, après l’évènement du weekend, et les 18 heures de sommeil manquantes, vous arrivez encore à manager le rangement et le nettoyage de la salle, tout ça avec le rythme dans la peau (« Nettoyéééééé, Balayéééééé.. »), et de merveilleux souvenirs plein la tête !!

Et vous, avez-vous déjà eu l’occasion de louer une salle des fêtes ? Vous avez certainement des bons plans pour nous et nos lecteurs 😉 ?